データベースを作成
応募者リスト、顧客の連絡先、イシュー、コンテンツの予定のように、決まった形式のデータを1か所に集めて管理します。
データベースが必要になるとき
- 応募者リストを段階ごとに管理したい → 採用トラッカー
- 顧客の連絡先と段階を管理したい → CRM
- バグ・イシューを重大度・環境ごとに追跡したい → イシュートラッカー
- イベントの申し込みを外部フォームで受け付けたい → イベント申し込みフォーム
- チームのOKRの進捗を四半期ごとに管理したい → OKRトラッカー
プロジェクトのボードとWikiだけでは足りないとき — 決まった形式で、繰り返しデータを集めたいときです。
ステップ1 — 最初のデータベースを作成
データベースを開く
プロジェクトの左サイドバーにある「データベース」アイコンをクリックしてください。
テンプレートを選択
「+ 新しいDB」をクリック → 10個のテンプレートから、目的に最も近いものを選択します。空のデータベースから自分で作ることもできます。
作成して最初のレコードを追加
テンプレートのカードを押すと、名前を聞かれることなく、フィールドとビューがまとめて作成され、そのデータベースが開きます。空のデータベースは「新しいデータベース」という名前で作成されます。最初のレコードを追加しましょう。
ステップ2 — ビューを活用
- テーブル — すべてのフィールドをひと目で確認。インライン編集・並べ替え・フィルターに最適
- ボード — 選択・ステータス・チェックボックスのフィールドでグループ化するカンバン。カードを別の列にドラッグすると、そのフィールドの値が変わります
- ギャラリー — カード+カバー画像。ビジュアルで見せたいデータ(製品・人物・イシュー)に最適
- カレンダー — 日付フィールドを基準にした月表示。期限・予定の管理に
- タイムライン — 期間を示すバー。プロジェクト・ロードマップに
- リスト — 1行にまとめた表示。すばやく目を通したいときに
- フォーム — 外部ユーザーからの回答収集(次のガイドを参照)
- チャート — カテゴリごとの集計(件数・合計・平均・最小・最大)
同じデータを、さまざまな方法で表示できます。データベース上部のビューのタブで切り替え、「+ ビュー」で新しいビューを追加します。
ステップ3 — フィールドを追加
テーブルビューのヘッダー右側にある+をクリック
「フィールドを追加」ダイアログが開きます。フィールド名とタイプを決めて追加してください。選択・ステータスなどのフィールドのオプションは、追加したあとでフィールド名を押して設定します。
タイプごとの使い方
テキスト・数値・チェックボックス・日付・URL/メール/電話のほか、選択(単一)・マルチセレクト・ステータス(ステータスグループ)・ユーザー(担当者)・リレーション・ファイル・数式・ロールアップ、さらに作成日時・作成者・最終更新日時・最終更新者まで、合計19種類のタイプに対応しています。
フィールドの編集
テーブルのヘッダーにあるフィールド名をクリックすると、名前・オプションの変更や削除ができます。タイプの変換は、互換性がある場合のみ可能です(テキスト↔URL、選択↔マルチセレクトなど)。
ステップ4 — レコードを管理
- 探す・絞り込む — ヘッダーの検索ボックスでレコードを検索し、ビューの設定(歯車)の「フィルター」「並べ替え」「グループ」「フィールド」タブで、ビューごとに表示する範囲を決めます。並べ替えには、マルチセレクト・ステータス・ユーザー・リレーション・ファイル・数式・ロールアップのフィールドは使えません。フィルターには、数式・ロールアップと、作成日時・作成者・最終更新日時・最終更新者のフィールドは使えません
- レコードのテンプレート — 「+ レコード」の横の▾からテンプレートを選ぶと、初期値が入ったレコードを作成できます。「テンプレートを管理…」でテンプレート名とフィールドの初期値を決められ、既定に設定したテンプレートは、「+ レコード」を押すたびに適用されます
- 詳細・コメント・変更履歴 — 行の「詳細を開く」でレコード全体を開くと、コメントを残したり、「変更履歴」で誰が何を変更したかを確認したりできます
- 自動のフィールド — 作成日時・作成者・最終更新日時・最終更新者はシステムが入力するため直接編集できず、数式・ロールアップも計算結果だけが表示されます
- アーカイブと復元 — 「レコードをアーカイブ」は、削除と違って元に戻せます。アーカイブしたレコードは一覧から消え、ヘッダーの⋯ その他 >「アーカイブを表示」で確認して復元します
- 削除 — レコードを削除すると、フィールドの値・コメント・変更履歴も一緒に消え、元に戻せません。サブレコードは削除されず、最上位に移ります
- 一括編集 — テーブルビューで左のチェックボックスを使って複数のレコードを選ぶ(Shift+クリックで範囲選択)と、下部にツールバーが表示され、「ステータスを変更」「タグを追加」「削除」をまとめて実行できます。一度に最大500件までです
- 編集の競合 — 他の人がたった今変更したレコードを保存しようとすると、「同時編集の競合」ダイアログが開き、サーバー版を取得するか、自分の変更を強制適用するかを選べます
レコード1件が、テーブルの1行、ボードのカード1枚にあたります。
ステップ5 — インポートとエクスポート
ファイルからインポート
ヘッダーの⋯ その他 >「ファイルからインポート」を開き、CSV(UTF-8)またはJSONファイルをアップロードしてください。最初の5行のプレビューを見ながらCSVの列をデータベースのフィールドに対応づけられ、一度に最大5,000行・10MBまでインポートできます。完了すると、成功・スキップの件数と、スキップした行の理由が表示されます。
CSV・JSONでエクスポート
ヘッダーの⋯ その他 >「CSVにエクスポート」または「JSONでエクスポート」を押すと、ファイルがダウンロードされます。一度に最大10,000行で、アーカイブしたレコードと、数式・ロールアップ・作成/最終更新の情報などの自動のフィールドは含まれません。
次のステップ
- 公開フォームで回答を受け付ける — 外部ユーザーから申し込みやフィードバックを受け取る方法
- Wikiにデータベースを埋め込む — 議事録やドキュメントに最新の一覧を挿入
基本を覚えたら、次のガイドで活用の幅を広げましょう。