チームメンバーの権限設定

ロールをひと言で

• オーナー(owner) — プロジェクトのすべての権限を持ちます。メンバーの管理やプロジェクトの削除ができます。
• 管理者(admin) — ownerとほぼ同じです。メンバーの招待・ロールの変更・プロジェクト設定まで行えますが、adminの指定、他のadminのロール変更と削除、プロジェクトの削除はowner専用です。
• メンバー(member) — タスク、ドキュメント、データベース、チャットを閲覧・編集できます。プロジェクト自体の設定や削除はできません。
• 読み取り専用(viewer) — 内容の閲覧のみできます。外部のレビュアーを招待する場合に適しています。

上の4つはプロジェクトのロールです。チーム(組織)にも同じ名前のロールが別にあり、意味が異なります — 次のセクションで区別して説明します。

チームのロールとプロジェクトのロールは別の軸です

• プロジェクトのロール — プロジェクト設定 → メンバー管理で決めます。そのプロジェクトの中で何ができるかだけを決定します(owner・admin・member・viewer)。
• チームのロール — 設定 → チームで決めます。チームの名簿・招待・シート・お支払い・所有権といったチーム管理の権限を決定します(オーナー・管理者・メンバー・読み取り専用・ゲスト)。
• チームに参加しただけでは、チームのプロジェクトは開けません。 チームのロールのうち、プロジェクトを自動的に開けるのはチームのオーナーと管理者だけで、そのとき付与されるプロジェクトのロールはadminです(プロジェクトの削除や所有権の移転を担うownerに上がることはありません)。
• チームのメンバー・読み取り専用・ゲストは、プロジェクトごとに個別に招待される必要があります。招待されるまでは、そのプロジェクトは一覧にも表示されず、URLから直接アクセスしても開けません。
• チームのロールだけでプロジェクトに入っている人(チームのオーナー・管理者)は、プロジェクトのメンバー一覧に「チーム設定で管理」と表示されます。プロジェクト側では、その人のロールの変更や削除はできません。
• 1人が2つの軸を同時に持ちます。チームではメンバーでも、あるプロジェクトではownerということもあります。プロジェクトでの実際の権限は、直接招待されたロールと、チームのロールから派生したロールのうち高いほうです。
• チームのオーナー・管理者を特定のプロジェクトでviewerに指定しても、アクセスを絞ることはできません — いつでもメンバー一覧を変更できる立場なので、その指定はセキュリティ境界になりません。本当に分けておくべき資料は、別のチーム(または個人プロジェクト)に置いてください。

ここを取り違えても、症状は表に出にくいものです。チームの管理者は招待を済ませたつもりでも、招待された人には空の画面が表示されます — エラーも通知も残りません。チームに招待した人は、プロジェクトにも一緒に追加してください。

ロール別の権限マトリクス

✓ = 可能、✗ = 不可。ロールを変更すると、次の操作から新しい権限が適用されます。

チームのロールとシート

• シートは、チームが料金を支払う枠です。 設定画面のシート使用量と請求数量は、どちらも実際にチームに参加しているアクティブなメンバーのうち、シートを使う人の数です(ゲストを除く)。まだ承諾されていない招待は含まれません — 招待を送っただけでは料金は増えません。
• ただし、招待を送るときだけは、保留中の招待も合わせて数えて空きを確認します。シートが埋まっているチームでは、新しい招待を送れません — すでに送った招待がすべて承諾されると、シートが足りなくなるためです。実際にシートを使うかどうかは、相手が承諾した時点で改めて判定するため、その間に誰かが抜ければ通過し、誰かが加われば拒否されることがあります。
• ⚠️ チームのメンバーと読み取り専用はシートを使いますが、アクセスできるプロジェクトは0です。 チームにだけ追加してプロジェクトに追加しないと、その人の分の料金は発生しているのに、画面には何も表示されません。
• ゲストはシートを使わない代わりに、アクセスできる範囲が限られます — 指定されたプロジェクトだけが表示され、チームの名簿や他のプロジェクトの一覧は表示されません。
• シートを一度も購入したことのないチームは、お試しシート3席から始まります。その範囲でチーム機能を試せますが、プランの上限はそれぞれの個人プランに従います。
• チームの契約が終了したり、シートの料金が未払いになったりしてチームが読み取り専用になると、チームのプロジェクトでのロールはすべて読み取り専用に下がります。閲覧とエクスポートは引き続き行えます — データがロックされることはありません。

✓ = 可能、✗ = 不可。チームのロールは設定 → チームで変更します。プロジェクトのロールとは列が異なる点に注意してください — ゲストはチームのロールにしかありません。

ロールの変更

権限の確実な適用

• ログインしていないユーザーは、非公開プロジェクトにアクセスできません。
• 読み取り専用のユーザーは、内容を閲覧できますが編集はできません。
• プロジェクトの設定はadmin以上が、プロジェクトの削除はownerだけが行えます。
• 公開リンクで共有したドキュメントは、プロジェクトのメンバーでなくても閲覧できますが、編集はできません。
• カレンダーの個人の予定は、プロジェクトに属しません。作成した本人だけが閲覧でき、チームメンバーはもちろん、システム管理者にも表示されません。ただし、参加者として招待した人はその予定を見られます。

権限は画面の表示だけでなく、実際の操作リクエストにも同じように適用されます。

権限の使い分けパターン — 安全な外部コラボレーション

• 外部のレビュアー → viewerとして招待 → タスク・Wiki・データベースは閲覧のみで、コメントもできません。ただしチャットは開放されているので、意見はチャンネルで受け取ってもかまいません(ドキュメントに痕跡を残さないことが目的なら、チャンネルへの招待から外してください)
• チーム外の協力会社 → チームのゲストとして招待 → 指定したプロジェクトだけが開き、シートを使いません(チームの名簿やチームのプロジェクト一覧は表示されません)
• 一時的な協力者 → memberとして招待 → 作業が終わったらviewerに降格(削除する代わりに、本人の作成履歴を保持)
• 公開ページ → publish-pages ガイドを参照(ストレージ 20GB・ストレージ 100GB・買い切りライセンスの有料プラン、別途外部URLを発行)
• 外部フォームでの回答収集 → 公開フォームで申し込みやフィードバックを受け付け(ログイン不要)